AML przy zakupie nieruchomości premium — co kupujący musi wiedzieć o weryfikacji source of funds

Pierwsza rozmowa z agentem, spotkanie przy akcie notarialnym, wreszcie przelew przez bank — na każdym z tych etapów ktoś poprosi Cię, żebyś wyjaśnił, skąd pochodzi kapitał na zakup. Wielu kupujących w segmencie premium jest zaskoczonych, że pytanie pada nie raz, ale trzykrotnie, od trzech niezależnych podmiotów.

Nie jest to kwestia nieufności ani podejrzenia nieprawidłowości. To skutek obowiązujących przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu — w Polsce regulowanych ustawą z dnia 1 marca 2018 r. (t.j. Dz.U. 2025 poz. 644), zwaną w skrócie ustawą AML. Przy cenach premium w Warszawie — gdzie za apartament w Śródmieściu, Wilanowie czy Mokotowie płacisz od kilkuset tysięcy do kilku milionów złotych — żaden z tych etapów nie zostanie pominięty.

Widzimy, że najlepiej przygotowani kupujący przechodzą przez weryfikację sprawnie i bez stresu, bo kompletują dokumenty zanim ktokolwiek o nie poprosi. Poniżej opisujemy, co i kiedy będzie potrzebne.

Trzy niezależne filty AML — pośrednik, notariusz i bank

Ustawa AML wyróżnia kategorie tzw. instytucji obowiązanych — podmiotów, które mają prawny nakaz identyfikowania klientów i weryfikowania źródeł finansowania transakcji. W typowej transakcji premium w Warszawie trafisz na trzy z nich:

Pośrednik w obrocie nieruchomościami (art. 2 ust. 1 pkt 16 ustawy AML) weryfikuje Cię na wejściu do procesu — zanim podpiszesz umowę rezerwacyjną lub przedwstępną. To etap oceny ryzyka i wstępnego badania źródeł finansowania. Jak przebiega ta weryfikacja od strony agenta, opisywaliśmy wcześniej; tu skupiamy się na perspektywie kupującego.

Notariusz (art. 2 ust. 1 pkt 13 ustawy AML) jest drugą, formalną bramą — działa przy sporządzaniu aktu notarialnego. Jego weryfikacja jest najbardziej rygorystyczna: obejmuje obowiązek raportowania do GIIF, a w uzasadnionych przypadkach — prawo odmowy dokonania czynności.

Bank przeprowadza własną weryfikację przy wpływie środków na konto sprzedającego lub przy uruchomieniu kredytu hipotecznego. Banki działają na podstawie własnych procedur zgodności, niezależnie od dwóch poprzednich etapów.

Kluczowa obserwacja: te trzy podmioty nie wymieniają się informacjami o wynikach swoich weryfikacji. Każdy przeprowadza ją samodzielnie, na podstawie własnego obowiązku ustawowego. Stąd trzykrotne pytanie o to samo — od trzech różnych instytucji, w trzech różnych momentach transakcji.

Notariusz jako instytucja obowiązana — art. 72 ust. 4 i próg 15 000 EUR

Przy zakupie nieruchomości notariusz jest tą instytucją, której rola w procesie AML budzi najwięcej pytań. W Komunikacie nr 97 Ministerstwa Finansów dotyczącym obowiązków informacyjnych notariuszy wobec GIIF wyjaśniono, kiedy dokładnie ten obowiązek powstaje.

Raportowanie do GIIF (Generalnego Inspektora Informacji Finansowej) następuje, gdy spełnione są łącznie trzy warunki:

1. Czynność jest dokonywana w formie aktu notarialnego.
2. Transakcja mieści się w katalogu określonym w art. 2 ust. 1 pkt 13 ustawy AML — obejmuje m.in. przeniesienie własności nieruchomości (sprzedaż, zamiana, darowizna), podział spadku dotyczący nieruchomości, zniesienie współwłasności, przeniesienie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, zbycie udziałów w spółce posiadającej nieruchomość.
3. Wartość transakcji przekracza równowartość 15 000 EUR.

Przy zakupie apartamentu premium w Warszawie próg 15 000 EUR jest osiągany zawsze. Oznacza to, że każda taka transakcja wymaga od notariusza przeprowadzenia pełnych środków bezpieczeństwa finansowego (CDD — Customer Due Diligence): identyfikacji i weryfikacji tożsamości kupującego, identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz oceny charakteru i celu transakcji.

Notariusz ma 2 dni robocze na przekazanie do GIIF raportu o podejrzanej transakcji (STR — Suspicious Transaction Report), jeśli stwierdzi podstawy do takiego podejrzenia. Ma też uprawnienie do odmowy dokonania czynności — gdy nie może przeprowadzić należytej weryfikacji lub gdy transakcja rodzi uzasadnione podejrzenie prania pieniędzy.

Nie jest to władza arbitralna. Notariusz działa wtedy jako instytucja obowiązana, a nie jako strona, która ocenia moralność kupującego. Brak dokumentacji źródła środków jest jednak dla notariusza sygnałem alarmowym, który może skutkować odmową i zgłoszeniem.

Oświadczenie o pochodzeniu środków — treść i forma

Centralnym dokumentem całej procedury jest oświadczenie o pochodzeniu środków (lub „oświadczenie o źródle finansowania”). Notariusz jest uprawniony — i w praktyce przy transakcjach premium powszechnie to robi — do odebrania takiego oświadczenia od kupującego jako element środków bezpieczeństwa finansowego.

Oświadczenie powinno zawierać:

• imię, nazwisko i adres kupującego,
• źródło lub źródła finansowania zakupu (z podziałem kwotowym, jeśli jest kilka),
• wskazanie dokumentów potwierdzających podane źródło,
• datę i podpis.

Dokument ten nie jest wymagany przepisem w konkretnej formie, ale notariusze mają własne wzorce — warto zapytać kancelarię z wyprzedzeniem, czy ma przygotowany formularz, i uzgodnić jego treść przed dniem podpisania aktu. Zaskoczenie oświadczeniem w dniu transakcji i brak dokumentów wydłuża lub uniemożliwia finalizację.

Ważna zasada praktyczna: środki na zakup powinny przez pewien czas pozostawać na rachunku bankowym, z czytelną historią wpływów. Gotówka — nawet legalna — utrudnia weryfikację i może skomplikować całą procedurę.

Dokumenty według źródła finansowania

Poniżej zestawiliśmy, jakie dokumenty są najczęściej wymagane zależnie od tego, skąd pochodzi kapitał.

W praktyce kupujący premium najczęściej finansują zakup ze środków własnych, ale niejednorodnych — np. połączenie pracy zarobkowej za kilka lat, sprzedaży poprzedniego mieszkania i darowizny od rodziców. W takim przypadku oświadczenie musi obejmować każde ze źródeł z szacowaną kwotą.

Przepis nakłada na notariusza obowiązek przesyłania każdego aktu sprzedaży do lokalnego urzędu skarbowego. Administracja podatkowa ma 5 lat — liczonych od końca roku zakupu — na zbadanie, czy środki kupującego mają pokrycie w jego historii podatkowej. Wykrycie rozbieżności grozi sankcją podatkową w wysokości 75% nieujawnionego przychodu, wynikającą z art. 30 ustawy o PIT.

Przypadki złożone — zagraniczny dochód, sprzedaż firmy, kilka źródeł naraz

W transakcjach premium pojawia się wiele sytuacji, które wymagają bardziej szczegółowej dokumentacji.

Zagraniczny dochód. Jeśli pracujesz lub pracowałeś za granicą, dokumentacja musi pokazywać zarówno zagraniczne przychody (payslips, odpowiednik PIT z kraju zatrudnienia), jak i ścieżkę transferu środków do Polski — przelewy bankowe z datami i opisami. Tłumaczenia z języków innych niż angielski mogą wymagać tłumacza przysięgłego.

Sprzedaż spółki lub udziałów. Przy zbyciu przedsiębiorstwa lub pakietu udziałów notariusz może prosić nie tylko o potwierdzenie wpływu ceny, ale także o dokumenty transakcyjne — umowę sprzedaży udziałów i wycenę, by ocenić, czy kwota jest rynkowa. Przy wysokich wartościach weryfikacja może sięgać kilku lat wstecz.

Kilka źródeł jednocześnie. Zasada jest prosta: im więcej źródeł, tym bardziej szczegółowa dokumentacja dla każdego z nich. Oświadczenie musi precyzyjnie wskazywać proporcje — nie wystarczy „ze zgromadzonych oszczędności i darowizny”. Każdy strumień dokumentujesz osobno.

Środki ze sprzedaży zagranicznej nieruchomości. Akt notarialny z tłumaczeniem i potwierdzenie wpływu na konto polskie lub zagraniczne (z dalszym przelewem do Polski).

Niezależnie od złożoności przypadku, zawsze obowiązuje jedna zasada: ścieżka pieniędzy powinna być możliwa do odtworzenia na podstawie dokumentów bankowych. Jeśli środki przeszły przez wiele kont lub transakcji, przygotuj chronologiczny opis przepływu, popierając go wyciągami.

Zakup przez spółkę — CRBR i beneficjent rzeczywisty

Część kupujących w segmencie premium nabywa nieruchomości przez spółkę — najczęściej sp. z o.o. lub spółkę osobową. W takim przypadku weryfikacja AML obejmuje nie tylko samą spółkę, ale przede wszystkim jej beneficjenta rzeczywistego.

Ustawa AML definiuje beneficjenta rzeczywistego jako osobę fizyczną sprawującą bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad podmiotem prawnym. Standardowy próg to ≥25% udziałów lub głosów. W sektorach i transakcjach wysokiego ryzyka notariusz może poszukiwać beneficjentów przy niższym progu — nawet od 15% — jeśli brak możliwości identyfikacji powyżej 25% lub zachodzą okoliczności wskazujące na faktyczną kontrolę.

Notariusz ma obowiązek zweryfikować dane spółki kupującej w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) oraz w Krajowym Rejestrze Sądowym. CRBR jest publiczny i bezpłatny — możesz samodzielnie sprawdzić, czy dane Twojej spółki są aktualne przed transakcją.

Co przygotować przy zakupie przez spółkę:

• aktualny odpis z KRS (nie starszy niż 3 miesiące),
• dokument potwierdzający, że dane w CRBR są aktualne i zgodne ze stanem faktycznym,
• dokumentację źródła środków — po stronie osoby fizycznej będącej beneficjentem rzeczywistym, nie samej spółki.

Notariusz jest uprawniony do odmowy dokonania czynności, jeśli dane beneficjenta rzeczywistego w CRBR są niezgodne z dokumentacją lub spółka nie figuruje w rejestrze pomimo obowiązku wpisu.

Przy analizie dokumentów przed zakupem warto równolegle przeprowadzić szerszy audyt prawny nieruchomości — CRBR to tylko jeden z elementów due diligence po stronie kupującego.

PEP — kiedy procedura jest wzmocniona

Skrót PEP (Politically Exposed Person — osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne) oznacza kategorię klientów objętą wzmożonymi środkami bezpieczeństwa finansowego (EDD — Enhanced Due Diligence). To istotna różnica wobec standardowej procedury CDD.

Kto jest PEP w rozumieniu ustawy AML? M.in.:

• osoby piastujące lub piastujące w ciągu ostatnich 12 miesięcy stanowiska publiczne najwyższego szczebla (posłowie, senatorowie, członkowie Rady Ministrów, sędziowie Trybunału Konstytucyjnego, prezesi NBP),
• osoby kierujące organami lub strukturami instytucji publicznych na poziomie krajowym lub europejskim,
• prezesi i dyrektorzy spółek Skarbu Państwa,
• wyżsi oficerowie wojska i policji (generałowie, admirałowie),
• ambasadorowie i konsulowie.

Status PEP obejmuje też bliskich krewnych (małżonek, dzieci i ich małżonkowie, rodzice) oraz osoby uznane za bliskich współpracowników PEP.

Praktyczna konsekwencja: jeśli notariusz lub agent zidentyfikuje Cię jako PEP lub osobę powiązaną z PEP, zainicjuje procedurę EDD. Oznacza to rozszerzoną dokumentację źródeł środków, możliwą konieczność uzyskania zgody kadry kierowniczej instytucji obowiązanej na przeprowadzenie transakcji oraz wzmożony monitoring.

12-miesięczny bufor: status PEP wygasa nie w momencie zakończenia funkcji publicznej, lecz dopiero po roku od jej opuszczenia. Przez ten czas instytucja obowiązana traktuje Cię jak aktywnego PEP.

Jeśli wiesz, że Twoja sytuacja może mieścić się w tej kategorii, najlepiej poinformować o tym agenta i kancelarię notarialną z wyprzedzeniem — pozwala to zaplanować dokumentację bez pośpiechu i ryzyka opóźnienia transakcji.

Nowe standardy AMLA od 2026 roku — co zmienia się od 2027

W maju 2024 r. weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1624 — unijny pakiet AML, który zastąpi lub uzupełni krajowe przepisy państw członkowskich.

Kluczowe zmiany dla transakcji nieruchomościami w Polsce:

Obniżenie progu do 10 000 EUR. Rozporządzenie przewiduje obniżenie progu dla transakcji okazjonalnych wymagających pełnej identyfikacji klienta — z obecnych 15 000 EUR do 10 000 EUR. Wdrożenie tej zmiany zaplanowano na 10 lipca 2027 r.

AMLA — nowy organ nadzoru. Powołano nowy organ nadzoru — AMLA (z ang. organ ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu) z siedzibą we Frankfurcie. 26 lipca 2026 r. AMLA ogłosiła pierwsze regulacyjne standardy techniczne, które ujednolicają procedury weryfikacji klientów (CDD) w całej Unii — dla banków, notariuszy, pośredników nieruchomości, doradców podatkowych i księgowych.

Beneficjent rzeczywisty przy 15%. Rozporządzenie potwierdza możliwość obniżenia progu identyfikacji beneficjenta do 15% w sektorach i transakcjach wysokiego ryzyka.

Identyfikacja przy transakcjach gotówkowych od 3 000 EUR. Przy płatnościach gotówkowych próg obowiązkowej identyfikacji zostaje obniżony — instytucje obowiązane będą musiały rejestrować transakcje już od 3 000 EUR.

Co to oznacza dla kupującego premium? W najbliższych latach weryfikacja stanie się bardziej ustandaryzowana i bardziej szczegółowa — stosowane formularze, terminy i wymogi dokumentacyjne ujednolicą się w całej UE. Transakcje transgraniczne (np. zakup przez obywatela UE lub podmiot zarejestrowany w innym państwie członkowskim) będą podlegać bezpośredniemu nadzorowi AMLA. Polskie przepisy będą wymagały nowelizacji w związku z wdrożeniem rozporządzenia — warto śledzić te zmiany, jeśli planujesz transakcję po 2026 roku.

Jak się przygotować — praktyczna lista

Niezależnie od źródła środków i złożoności sytuacji, kilka kroków pozwala sprawnie przejść przez całą procedurę:

• Kompletuj dokumenty z 4–6-tygodniowym wyprzedzeniem. Wyciągi bankowe, PIT-y, akty notarialne wcześniejszych transakcji, umowy darowizny — to dokumenty, których zebranie zajmuje czas, szczególnie gdy część z nich pochodzi sprzed kilku lat lub z zagranicy.
• Trzymaj środki na rachunku bankowym. Udokumentowana historia przepływu środków przez konto bankowe jest najprostszym dowodem ich legalnego pochodzenia. Unikaj gotówki przy dużych transakcjach.
• Sprawdź CRBR, jeśli kupujesz przez spółkę. Zanim pójdziesz do notariusza, zweryfikuj, czy dane beneficjenta rzeczywistego Twojej spółki są aktualne i zgodne ze stanem faktycznym.
• Poinformuj agenta i kancelarię notarialną z wyprzedzeniem. Jeśli Twoja sytuacja jest złożona (PEP, zagraniczne źródła, wiele źródeł naraz), wcześniejsza rozmowa pozwoli przygotować odpowiedni formularz oświadczenia i uzgodnić, które dokumenty będą potrzebne.
• Zachowaj komplet dokumentów przez co najmniej 5 lat. Urząd skarbowy ma 5 lat na weryfikację po roku zakupu. Skany w chmurze i oryginały w bezpiecznym miejscu.

Weryfikacja AML nie jest przeszkodą, lecz elementem procesu, który — odpowiednio przygotowany — przebiega sprawnie. Widzimy, że kupujący, którzy rozumieją ten etap z wyprzedzeniem, wchodzą na spotkanie u notariusza z kompletem dokumentów i finalizują transakcję bez opóźnień.

Jeśli planujesz zakup w segmencie premium w Warszawie i chcesz omówić, jak przebiega cały proces od pierwszego kontaktu po akt notarialny — zapraszamy do rozmowy.

Sources

• Komunikat nr 97 Ministerstwa Finansów — obowiązki informacyjne notariuszy wobec GIIF
• Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz.U. 2025 poz. 644)
• Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)
• Rozporządzenie (UE) 2024/1624 — nowy pakiet AML Unii Europejskiej